Immagina...

Immaginati seduto su una comoda sedia. A un certo ti accorgi che sei assetato. Devi bere. Allora ti alzi e ti dirigi verso la cucina.
Mentre cammini ti accorgi che ti è rimasta in mano la penna che stavi usando. Allora torni indietro e la posi nel portapenne. Mentre ritorni sui tuoi passi squilla il telefono: ti chiama qualcuno. Rispondi. La telefonata dura tanto da farti sedere di nuovo sulla sedia. Quando la telefonata termina, guardi lo schermo del computer e noti che il programma di posta ti sta segnalando che è arrivata una email.
Apri il messaggio. Ti metti a leggere l'email. Il messaggio contiene un link a una pagina Web. Ci fai clic. La pagina si apre e cominci a leggere. Quando hai finito chiudi il browser e ti accorgi cha hai ancora sete, anzi sei proprio assetato. Ti ricordi che quella era la tua priorità….
Quante volte sostituendo a questi esempi quelli del lavoro quotidiano, ti sei trovato nella stessa situazione? Quanto produttività ti ha mangiato la tua disorganizzazione?
Sì. Esatto.
Gestire il tempo significa fare le cose importanti, non quante più cose possibili. Quale piccolo comportamento virtuoso devi adottare per iniziare a fare le cose più importanti?

[Fonte Lorenzo Cavalca]

La mente è fatta per avere delle idee, non per conservarle 1/2

Più produttività!
Più efficienti nel fare quello che si deve fare!
Più focalizzati nell'applicare strategie che semplifichino il lavoro!
La condizione ideale per utilizzare le proprie capacità al 100% è essere totalmente focalizzati su qualcosa, senza distrazioni.

Si fa così:
1) Raccolta
Elencate tutte le cose che avete in sospeso: quelle che "dovete", "farete" e che "è necessario" completare.
Fate un secondo elenco delle cose che NON dovete fare per forza, ma che vi piacerebbe comunque fare.
Per eseguire questa raccolta potete utilizzare:
Contenitori fisici (la “vaschetta” porta-documenti).
Supporti cartacei (block notes, taccuini, post-it ecc ecc).
Supporti elettronici (computer, tablet).
Audio (registratori o note vocali).


2) Esame
Passate in rassegna il contenitore e per ciascun contenuto, chiedetevi “Cos’è?”. Poi chiedetevi se potete occuparvene ora o no. Se la risposta è "NO" avete 3 alternative: cestinare, rimandare (indicandolo in un'altra lista specifica) o archiviare per il futuro.
Se la risposta è "Sì" invece, allora fatelo (tra un momento) avendo in mente l'obiettivo da raggiungere. Non passate ad altro prima di aver concluso il lavoro precedente.

3)....(Continua)

[Fonte David Allen]

La "prima" agenda

Passare da una sregolata organizzazione del tempo, a una gestione più organizzata, è semplice a condizione che si rispettino due requisiti: tempo necessario, parecchio, e fiducia che una gestione migliore non solo è possibile ma conviene pure. Ecco quattro regole su come essere più organizzati e avere una migliore gestione del tempo.

1) Il primo passo da fare è prendersi 30 minuti per annotare su un foglio quali sono gli impegni presi per la settimana: appuntamenti, telefonate e incontri vari. La seconda è annotarsi quali sono le attività "nascoste" da completare per effettuare le attività segnate in precedenza. Per esempio per eseguire un appuntamento di acquisizione già "profilato" occorre preparare la documentazione per l'incontro (dati di mercato, analisi), e ripassare quanto il potenziale cliente ha comunicato nei colloqui precedenti; oppure per aggiornare il proprietario dell'attività sulla sua casa, occorre aver già recuperato dati e numeri ecc ecc. O ancora per rendere disponibile sul mercato un incarico acquisito occorre effettuare le foto, caricarle sul gestionale, recuperare provenienze, certificazioni, e documenti di urbanistica... Facendo questa operazione, annotarsi le attività nascoste, si ha un'idea generale degli impegni di brevissimo periodo.

2) Il secondo passo è ripartire l'elenco settimanale in un ordine quotidiano, dividendo la giornata di lavoro in tre grandi blocchi: fascia mattiniera (8:30/12:00), fascia pomeridiana (12:30/15:30) e fascia serale (16:00/19:30).
Alla prima fascia si assegnano le attività di comunicazione telefoniche o "dirette" seguendo questa regola di priorità: a) chiamate già segnate in agenda, b) chiamate al database, c) chiamate vs Privati, d) chiamate a potenziali clienti già "profilati"   e) chiamate di gestione a clienti, f) chiamate per confermare appuntamenti, g) chiamate per trattare e confermare offerte, incarichi e accettazioni.
Alla seconda fascia si assegnano le attività amministrative/burocratiche/, la gestione di eventuali emergenze e la calendarizzazione delle chiamate verso tutti coloro che vi hanno cercato nelle ore precedenti. Sempre in questa fascia si gestisce l'eventuale emergenza o si decide come gestirla o risolverla.
Alla terza fascia assegnate gli appuntamenti: di visita, acquisizione, accettazione.

3) Il terzo passo è seguire l'elenco fatto. Vedrete che le cose inizieranno a girare meglio!

Sì questo schema esemplificativo non prevede quando inserire appuntamenti presso uffici comunali, catasto, avvocato e commercialisti. E Sì non include rogiti. E ancora Sì non prende in considerazione tempistiche e disponibilità delle altre persone ma solo delle vostre...
Beh avete un problema di agenda o no?

4) Il quarto punto prevede che siate EGOISTI col vostro tempo e che vi concentriate non sull'essere a disposizione, che non costa niente e dà poco, ma su come sfruttare al massimo il vostro tempo. Ricordate: on pretendete di decidere sulla base delle stra-maledette eccezioni ma sulla tendenza, sulle regole sulla normalità e sulle vostre priorità. Certo se il notaio fissa un rogito di mattina, chiedete magari per le prossime volte di posticiparlo nel pomeriggio....

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Le cose importanti

Un semplice schema che evidenzia le attività da svolgere in una tipica giornata di lavoro è il seguente: ipotizziamo di creare un grafico che ha tre colonne chiamate "Sì" "Forse" e "No".
Poi raggruppiamo in quattro insiemi le categorie di attività giornaliere da svolgere: l'obiettivo è dedicarsi a "cose" importanti invece che affrontare le cose in ordine d'arrivo.

I quattro insiemi sono:
"Le cose che voglio e devo fare"
"Le cose che devo ma non voglio fare"
"Le cose che voglio ma non devo fare"
"Le cose che non voglio e non devo fare"

Le prime due voci sono sotto la colonna "Sì", la terza sotto quella "Forse" e la quarta sotto "No"
Ora è un'ovvietà fare le cose che si vuole e si deve fare, più difficile è fare le cose che si debbono fare ma che non si vogliono fare. I grandi professionisti fanno anche e soprattutto le cose che devono fare ma che non vorrebbero fare, perché distinguono quali sono le cose importanti, alle quali dedicare attenzione, indipendentemente dal loro carattere, dai loro gusti e dalla loro propensione personale!

[Fonte Ken Blanchard]

Gli strumenti del venditore

Hai l'impostazione mentale del vero venditore o affronti il tuo lavoro aspettando che i risultati si generino da soli?

Ragioni e lavori da venditore solo se fai e metti in pratica quello che fa il venditore.

Il venditore ha una agenda grazie alla quale sfrutta al massimo il suo tempo, ricorda le attività periodiche e seleziona gli orari migliori per pianificare nuove attività. Tu ce l'hai?

Il venditore ha un elenco di "casi di successo". Per l'agente i casi di successo sono gli immobili venduti in breve tempo e/o quelli venduti al prezzo proposto o superiore al prezzo proposto.

Il venditore sa presentare il suo prodotto. L'agente deve saper comunicare in sintesi perché il proprietario deve affidarsi a lui e quali sono i suoi punti di forza.

Il venditore ha una presentazione aziendale. L'agente deve avere una presentazione succinta della sua agenzia e una bio sintetica da presentare a tutti i suoi potenziali clienti.

Il venditore ha un piano marketing. L'agente deve avere un piano di azione per raccontare quello che fa per vendere le case.

Il venditore segue un copione precostituito. L'agente deve seguire un copione durante l'appuntamento di acquisizione.

Il venditore ha una serie di strumenti (listino, contratti). L'agente deve avere chiaro a sé stesso quali sono le sue spettanze e quali sono le provvigioni minime sotto le quali non è disposto a scendere.

Il venditore sa rispondere alle obiezioni più comuni. L'agente deve conoscere le  risposte alle obiezioni più comuni e usarle "in automatico" dopo avere studiate e rese proprie.

[Fonte: Lorenzo Cavalca]

Gestire le urgenze e imparare dalle emergenze

Nel gestire le urgenze, l'impostazione mentale più corretta è puntare a migliorarsi non a lamentarsi.
Infatti dietro ogni urgenza si cela la possibilità di affinare l'organizzazione del lavoro o ottimizzare i processi della tua azienda.
Ogni volta che ti succede di affrontare l’urgenza, dopo averla risolta, prenditi del tempo per riflettere su quello che potresti modificare nella tua agenda perché la prossima volta tu possa contenere meglio, o addirittura azzerare, l'urgenza che hai appena risolto.
Scegli allora un’attività da realizzare in modo diverso. Poco importa se il cambiamento è piccolo, si tratta del primo passo verso una migliore organizzazione.
Un consiglio pratico: annota le soluzioni di cui vieni a conoscenza e che potresti inserire nelle tue "procedure" aziendali. Dove le trovi? Quando parli col tuo "coach", e tenendo le orecchie ben "aperte", segnandoti le soluzioni interessanti che "incontri" quando sei "cliente" di altre aziende, o quando ti informi, oppure quando ti confronti con altri colleghi o imprenditori.
Concentrati sulla soluzione! Evita di incaponirti sulle difficoltà che ti crea il problema. E ancora, riacquista la tua lucidità e concentrati sul miglioramento.
Ottenere il successo ha molto a che fare con la pianificazione e con il controllo: si tratta di attività che hanno bisogno che tu investa del tempo e ogni minuto passato nell’analisi e nel miglioramento delle tue attività aziendali, ti darà ore utili che potrai impiegare per lavorare meglio per la realizzazione dei tuoi obiettivi.

[Lorenzo Cavalca]

La Gestione del tempo

La Gestione del tempo è LA priorità, e l'emergenza, per molti professionisti. Un sensibile miglioramento della qualità del lavoro deriverebbe proprio da una gestione del tempo più efficace e fruttuosa. Da dove iniziare allora?

Da qui.
Scegliete la vostra agenda, per esempio una cartacea. Che cosa va indicato nell'agenda? Qualsiasi attività che si riferisce a questi 3 ambiti: Lavoro, Famiglia e socialità/vita personale.

a) Nel dettaglio vanno indicati gli "appuntamenti" di lavoro (riunioni, attività amministrative, appuntamenti presso i clienti, elementi di procedure di vendita, e varie eventuali), gli appuntamenti relativi alla famiglia (prendere la figlia a danza, portare il figlio agli allenamenti, andare al ricevimento dei docenti ecc ecc), quelli sociali/personali (aperitivo con gli amici, partita di tennis col collega, appuntamento dal parrucchiere, visita dal dentista ecc).

b) Occorre poi distinguere quali attività, in ciascuna dei tre ambiti, sono predeterminate (cioè individuate, registrate in un elenco e inserite in agenda per priorità), da predeterminare (in questo caso occorre decidere quando farlo) o ancora circostanziali (cioè non prevedibili). Ecco l'agenda si occupa delle prime due, a meno che non si disponga di una sfera di cristallo.

c) Le attività predeterminate sono di tre categorie: 1) quelle da compiere in un giorno e in un'ora specifica (l'appuntamento dal cliente, la riunione col boss o col collaboratore, ma anche la visita dal dentista, o qualsiasi attività che avete deciso di svolgere a una certa ora); 2) quelle da compiere in un giorno specifico (ma non necessariamente in un orario specifico): il lead follow-up, determinate telefonate, riunioni veloci con l'assistente per aggiornamenti vari, telefonate da fare "in giornata". 3) attività periodiche, quelle da compiere in un giorno specifico (ed eventualmente a un orario specifico), ciclicamente (la consegna delle fatture, le revisioni di bilancio, determinate riunioni, e la ricerca e il procacciamento della clientela).

d) Le attività predeterminate da compiere  in un giorno e in un'ora specifica o in una giornata specifica o che si ripetono periodicamente vanno scritte in agenda.

e) Dovete poi iniziare a programmare con l'agenda e non con la memoria.

[Fonte David Allen]

La regola del tempo del Monaco e di Robin Sharma

[Le persone più indaffarate sono quelle che hanno tempo in abbondanza, CIT]
Robin Sharma ne  "il Monaco che vendete la sua Ferrari" ci ricorda che alla base di tutto (lavoro, ma anche la vita) c'è il rispetto del Tempo: l'unica risorsa non rinnovabile che abbiamo e anche la più importante.

Come le si dimostra rispetto?
Pianificando "a tavolino" (attività e pause)
Concentrandoci sulle priorità
Non rimandando

Qualche consiglio pratico? Secondo Robin Sharma sono queste:

Dire di no
Concentrarsi sulle attività "ad alto impatto"
Lottare contro i ladri di tempo (per esempio non rispondere sempre al cellulare, che ha come scopo quello di agevolarci la vita non di complicarla)
Ricordarsi che Produttività fa rima con semplicità
Smetterla di lavorare pensando di avere davanti ancora 500 anni

[Fonte Robin Sharma]

L'importanza del cambiamento #2

Fai una cosa alla volta
Se tendi a rimandare domani quello che puoi fare oggi,  è perché puoi essere spaventato dall’affrontare cose “impegnative e importanti” tutte insieme. Non complicarti la vita: dividi tutto in fasi e affrontane una per volta, una vittoria dopo l'altra.
Costringiti a fare quello che devi
Una volta che riesci a passare all'azione difficilmente continuerai a procrastinare. Iniziare  può essere difficile. Alcuni incentivi all'inizio sono 1) scrivi le cause e le relative conseguenze del tuo lassismo (se non fai quello che devi, che succede?) 2) se devi un “lavoretto da un minuto”, fallo subito. 3) se senti il panico crescere, concediti un minuto di panico! Dopo però torna o inizia a lavorare. 4) Dai al tempo il tempo di riconoscere le situazioni e i problemi che puoi risolvere da solo e quelli per cui necessiti di aiuto.
 Usa il timer!
Procurati un timer da cucina e puntalo a venti minuti. Durante quei 20 minuti lavora intensamente. Quando suona, prenditi 5 minuti di pausa. Ripuntalo a 20 minuti e riprendi a lavorare. Dopo il terzo round, concediti una pausa di 10 minuti. Sembra di essere in cucina e suona strano. Funziona.
[Fonte Ken Blanchard]