Gestire collaboratori "difficili"

Non tutti i collaboratori difficili o non produttivi sono uguali o hanno comportamenti identici. Ecco allora qualche regola per scoprire a quale dei 6 "gruppi" appartengono, individuare le cause dei loro atteggiamenti e intraprendere le soluzioni per renderli più produttivi.

***Il gossipparo***

Segni di riconoscimento

Crea diffidenza tra i colleghi.

Mette in risalto questioni lavorative o personali dei colleghi.

Ha un atteggiamento negativo.

Riduce la produttività.

Cause dell'atteggiamento

Soffre di bassa auto-stima e gli manca fiducia.

Non riesce a uscire da una condizione nella quale si crede non all'altezza.

Soluzione

Discuti faccia a faccia con lui della sua negatività.

Sviluppa l'abitudine di promuovere un "contro-gossip" positivo discutendo dei benefici che si hanno lavorando per  l'agenzia o dei fatti ed eventi positivi che riguardano il team.

Diffondi i risultati dell'agenzia, dei collaboratori produttivi, delle loro idee e dei risultati raggiunti.

**Il NON collaborativo**

Segni di riconoscimento

Molto "devoto" negli atteggiamenti esteriori.

Arrogante.

Non crede nel lavoro di squadra.

Manifesta un atteggiamento del tipo "so tutto/ci penso io".

Cause dell'atteggiamento

Crede di essere indispensabile.

È... "esaurito".

Soluzione

Incoraggialo a prendere una pausa/vacanza.

Procuragli più incentivi per lavorare in gruppo .

Mettigli un po' di pressione limitandone il campo di azione o le attività.

***Il Procastinatore***

Segni di riconoscimento

Fa decrescere la produttività del team.

Non pone attenzione alle scadenze.

Non si preoccupa dell'opinione che gli altri (clienti o colleghi esterni) hanno del team

Cause dell'atteggiamento

È annoiato per mancanza di sfida.

Manca di competenze o abilità.

Ha paura di sbagliare.

Soluzione

Sorprendilo con un riunione testa a testa organizzata senza preavviso.

D'autorità assegnagli  delle attività delle quali è responsabile dell'esito finale

Responsabilizzalo sulle scadenze assegnandogli del lavoro

Provvedi a fornirgli le competenze di cui manca

**Il Simpaticone**

Segni di riconoscimento

La sua ansia di far divertire lo ha trasformato in un disturbatore quotidiano.

Tende a non prendere le cose seriamente.

Manca di maturità nell'approccio al lavoro.

Cause dell'atteggiamento

È in cerca di attenzione per mancanza di competenze o arroganza.

Pecca di concentrazione e manca di interesse nello svolgimento delle attività assegnategli.

Soluzione

Organizza una riunione testa a testa per discutere dei suoi comportamenti disturbanti.

Assegnagli attività a stretta scadenza per incoraggiare la concentrazione.

Per togliergli attenzione evita per un po' le riunioni collettive e non confrontarti con lui quando manifesta i comportamenti disturbanti.

***Lo Sfuggente***

Incoraggia il lavoro di squadra per ridurre il flusso di lavoro.

Si scusa con frequenza.

Il suo contributo è trascurabile.

Mette in evidenza e comunica risultati fasulli.

Cause dell'atteggiamento

È molto probabile che abbia timore di sbagliare e/o fallire.

Si preoccupa solo dei suoi guadagni piuttosto che di quelli dell'intera agenzia.

Manca di indipendenza.

Soluzione

Assegnagli attività che non può delegare e della quale è responsabile.

Mettigli pressione fissandogli scadenze.

Evidenzia il suo sforzo e premialo per aver assunto comportamenti virtuosi.

***L'irascibile***

Segni di riconoscimento

Tende a costituire sottogruppi chiusi.

Solleva questioni coinvolgendo nella discussione altri che gli diano manforte.

Si ribella.

Tende a essere il primo che non rispetta le regole.

Cause dell'atteggiamento

Stress.

Non si sente sufficientemente importante e/o ascoltato in azienda.

Soluzione

Confrontati con gli altri membri della squadra che tendono a supportarlo.

Sviluppa provvedimenti per ridurre il suo stress.

Permettigli di manifestare il suo punto di vista nelle riunioni individuali e collettive.

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Lavorare "Bene" in compagnia

Dieci regole per lavorare bene con colleghi e collaboratori.

1. Mostra fiducia in te stesso.
2. Usa e attieniti a procedure specifiche e ripetitive.
3. Sii umile.
4. Non cedere al gioco del pettegolezzo.
5. Rispetta i tuoi colleghi anche se non condividi i loro modi o non ti piacciono.
6. Sii paziente con chi lavora per te e con te.
7. Rispetta le scadenze, soprattutto quelle imposte e accettate da altri.
8. Coinvolgi e rendi partecipi i membri della squadra con cui lavori per trasformarla in team.
9. Cura la tua immagine. Il look quotidiano deve essere quello che avresti per un appuntamento di lavoro importante.
10. Condividi le informazioni con staff e colleghi.

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Riunioni a regola d'arte

Come condurre riunioni di lavoro con i propri collaboratori e con lo staff,

CONDIVISIONE 
Condividi regole e princìpi aziendali, le responsabilità di ognuno, gli obiettivi (individuali e di squadra), le tempistiche. Comunica sempre e continuamente  "vision e mission" dell'agenzia.  Sottolinea le mansioni, ricorda i compiti di ciascuno, le regole imprescindibili e le condotte da stigmatizzare e da non tollerare.

ACCORDO
Stabilisci e ottieni dalla tua squadra l’accordo su quello che avete condiviso. Concordare le regole insieme è importante, ricordare poi di osservarle è decisivo. Come titolare devi essere il primo a rispettare gli  impegni presi, altrimenti perderà qualsiasi potere e legittimazione.

FLESSIBILITà E DECISIONE
Ricorda che le tue competenze, la tua produzione e le tue capacità relazionali non ti permettono di avere il controllo su tutto. Duttilità, ascolto, delega, ti aiutano a vedere le cose da un'altra prospettiva e a metterti nei panni degli e a essere più versatile. Solo così puoi dare alle riunioni un risvolto concreto e operativo.

COMUNICAZIONE
Scopri e utilizza i termini giusti per stimolare, motivare, criticare e avendo sempre in mente l'obiettivo di mobilitare le capacità del tuo team e a farne crescere di nuove. Anche la tua immagine è comunicazione: vestiti con abbigliamento adatto al ruolo e appropriato, scegli quando utilizzare un linguaggio tecnico o colloquiale, sii puntuale e preciso. 

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Gestire il comportamento negativo

Ecco un metodo sintetico ed efficace per gestire un comportamento negativo (quello di un collaboratore o il proprio):
1) Definite con chiarezza la tipologia di comportamento negativo e prendete nota degli episodi nei quali lo avete osservato o notato.
2) Discutete il comportamento con la persona interessata raggiungendo il consenso sulla sua descrizione e sulla indicazione del suo effetto / Verificate e accettate che il comportamento ha un effetto che condiziona la vostra produzione in modo negativo.
3) In mancanza di accordo, citate gli episodi specifici spiegando perché costituiscono casi di comportamento negativo./ Parlatene con vostro "Coach" e riducete il vostro Ego.
4) Discutete le ragioni del comportamento negativo, incluse quelle che riguardano la persona interessata voi e l'agenzia. Raggiungete una conclusione di comune accordo / Descrivete le ragioni del comportamento negativo e i danni all'azienda parlandone al "Coach".
5) Parlate dei rimedi possibili e raggiungete l'accordo su quello che deve essere fatto da voi, dall'agenzia e dalla persona interessata / Individuate i rimedi possibili e raggiungete l'accordo su quello che deve essere fatto da voi e parlatene col vostro "Coach".
6) Tracciate le azioni intraprese e i risultati conseguiti.
7) Se la situazione non migliora e se il comportamento negativo torna a compromettere la performance della persona interessata, avviate un procedimento disciplinare nei suoi confronti / Se la situazione non migliora e se il comportamento negativo torna a compromettere la vostra performance assumetevene la responsabilità e calcolate il danno in termini di tempo/soldi/mentalità e prendete impegni col vostro coach per conseguire risultati tangibili abbassando gli obiettivi.
8) Iniziate con un avvertimento orale, indicando  i modi con i quali va migliorato il comportamento entro una scadenza stabilita e se occorre fornite aiuto e assistenza /  Indicate quali cambiamenti volete raggiungere entro una specifica scadenza e chiedete aiuto al "Coach" in questo.
9) Se non ci sono miglioramenti, comunicate alla persona interessata quale risultato va ottenuto entro una determinata scadenza prospettando i provvedimenti disciplinari che saranno presi in caso di risultati mancanti / Se non ci sono miglioramenti definite con chiarezza il comportamento negativo e gli effetti sulla vostra produzione/redditività.
10) Se il comportamento negativo persiste compromettendo la performance prendete i provvedimenti disciplinari annunciati / Se il comportamento negativo persiste definite bene gli effetti negativi del comportamento sulla vostra produzione e individuate col vostro "Coach" altri comportamenti da modificare per ridurre questi effetti negativi.

[Fonte: Michael Armstrong]

Da solo in gruppo o in team?

Ci sono una serie di attività che è bene svolgere da soli, per completarli più rapidamente e/o eseguirli più efficacemente o perché bisogna averne il controllo.

Quando la produzione raggiunge un livello tale che si ha la sensazione di non farcela più, il tempo libero manca o non si riesce a offrire il servizio desiderato, è il momento di farsi aiutare da qualcuno: una segretaria, un'assistente, un altro venditore o qualsiasi altra figura.

Bene. A questo punto si crea un "insieme" che può essere un gruppo o un team. Qual è la differenza?
Un gruppo è un insieme di persone che formano una unità riconoscibile alla quale appartengono e all'interno della quale la responsabilità dei risultati non è divisa in modo pari e nel quale il livello di interdipendenza tra le parti non è molto intenso.
Per esempio sono un gruppo, il dentista e la sua assistente, il notaio e la segretaria, il venditore senior e il junior che lo affianca per un breve periodo, ma possono esserlo anche il titolare di un negozio e le commesse oppure l'agente immobiliare e il suo staff.

Il team è un gruppo composto da almeno 4/5 persone che hanno competenze e abilità complementari e che si uniscono per collaborare e hanno un elevato grado di dipendenza le une dalle altre. Il team non solo ha obiettivi condivisi, ma sono condivise anche le strategie e le azioni per raggiungerli.

Critico è valutare se si ha bisogno di un gruppo o di un team e evitare di pensare di lavorare in team quando poi si lavora in gruppo e viceversa.

Per scoprire se fate parte di un team o di un gruppo, rispondete Sì o NO a queste domande:

1) Le persone con le quali lavoro hanno un elevato livello di dipendenza le une dalle altre e si considerano tutte responsabile del raggiungimento dell'obiettivo finale?
2) Appartengo a un insieme di persone che hanno competenze complementari?
3) Il risultato delle mie attività ha effetti anche sulle persone che lavorano con me?

Se la maggioranza delle risposte è Sì lavorate in un team, se è NO in un gruppo.

[Fonte Manfred Kets de Vries]