Immagina...

Immaginati seduto su una comoda sedia. A un certo ti accorgi che sei assetato. Devi bere. Allora ti alzi e ti dirigi verso la cucina.
Mentre cammini ti accorgi che ti è rimasta in mano la penna che stavi usando. Allora torni indietro e la posi nel portapenne. Mentre ritorni sui tuoi passi squilla il telefono: ti chiama qualcuno. Rispondi. La telefonata dura tanto da farti sedere di nuovo sulla sedia. Quando la telefonata termina, guardi lo schermo del computer e noti che il programma di posta ti sta segnalando che è arrivata una email.
Apri il messaggio. Ti metti a leggere l'email. Il messaggio contiene un link a una pagina Web. Ci fai clic. La pagina si apre e cominci a leggere. Quando hai finito chiudi il browser e ti accorgi cha hai ancora sete, anzi sei proprio assetato. Ti ricordi che quella era la tua priorità….
Quante volte sostituendo a questi esempi quelli del lavoro quotidiano, ti sei trovato nella stessa situazione? Quanto produttività ti ha mangiato la tua disorganizzazione?
Sì. Esatto.
Gestire il tempo significa fare le cose importanti, non quante più cose possibili. Quale piccolo comportamento virtuoso devi adottare per iniziare a fare le cose più importanti?

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Check Point Agenda

In quali ore della   giornata, riesci a fare quello che hai pianificato?
Quando e perché non ci riesci?
Stai lavorando per  priorità e orari?
Ti impegni ad avere la  mentalità per trasformare i tuoi comportamenti poco produttivi di gestione e rapporto col tempo in comportamenti produttivi?
Quanto sei accondiscendente con le distrazioni e le "normali" situazioni critiche quotidiane?
Qual è la tua agenda?
Sei convinto di essere un professionista che dà valore al suo tempo di lavoro e che dire anche "No" è segno di professionalità?

Sai quali sono le tue attività prioritarie? Hai comunicato a qualcuno i tuoi impegni, o la tua è un'agenda segreta?
Rendere conto a qualcuno nel fare il proprio dovere o ricevere un piccolo riconoscimento per avere fatto il proprio lavoro, ti motiva e ti fa rimanere sulla buona strada dell'organizzazione.

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Monofocalizzandosi

Studi e ricerche hanno rivelato i danni provocati al lavoro del Multitasking (cominciare un'attività, metterla poi da parte e dedicarsi in simultanea ad altro poi riprendere un'attività e via dicendo): diminuzione dello slancio, obbligo a rivedere il lavoro svolto, perdita il segno, sperpero di una grande quantità di energia, diminuzione della lucidità.

In realtà il Multitasking (effettuare simultaneamente diverse attività) dovrebbe chiamarsi TaskShifting, il passaggio continuo da un lavoro all'altro.

L'alternativa al Multitasking/TimeShifting è la Monofocalizzazione: iniziare un lavoro e portarlo avanti finché non è completato al 100% escludendo qualsiasi interruzione, distrazione e avendo la mentalità di iniziare un lavoro imponendosi di portarlo a termine prima di passare al compito successivo.

[Fonte Alan Lakein]

Tempo e convinzioni

Quali sono le tue convinzioni riguarda la gestione del tempo?
Pensi di essere produttivo e di controllare il tuo lavoro e la tua vita? Oppure pensi di lavorare alla giornata o credi che la tua gestione del tempo sia pessima?

La notizia è che puoi seguire  tutti i corsi di gestione del tempo che vuoi, leggere tutti i libri in materia e impegnarti nel mettere in pratica i diversi sistemi, tuttavia se pensi di aver un cattivo  rapporto col tempo e di avere una pessima agenda, non servirà a niente!

Se hai l'abitudine di arrivare in ritardo, di non seguire l'agenda, di fare più cose insieme e in ordine sparso, di non assegnare priorità e di lavorare sull'emergenza, se insomma ti ritieni una persona disorganizzata, la disorganizzazione è e sarà il tuo comportamento automatico.

Se non modifichi le tue convinzioni in merito all'efficienza con cui lavori, non si modificherà neppure la tua capacità di gestire il tempo.
Modifica il tuo concetto di te e il tempo, per andare alla ricerca della coerenza tra la persona che pensi di essere all'interno e il modo in cui agisci all'esterno!

[Fonte Brian Tracy]

Segui l'agenda

Una migliore gestione del tempo ha a che fare con il cambiamento delle abitudini e di conseguenza con la gestione del disagio e fastidio nel passare da vecchi a nuove abitudini.

Come reagisci al fatto che qualche giorno non pratichi il tuo comportamento o la nuova attività? 

Ti scoraggi e smetti, oppure  ci riprovi? 

Per te conta di più il fatto che hai smesso di "seguire" i comportamenti che dovevi, o il tempo che ci metti a ritornare a seguirli? 

Punti alla perfezione o ad acquisire un piccolo cambiamento per volta?

Smetti di essere un perfezionista e impegnati nell'essere meglio oggi rispetto a ieri.

Decidi cosa cambiare e in che modo farlo.
Il primo cambiamento da fare è nella gestione del tempo.
Quali cambiamenti vuoi fare nelle tue prima quattro ore di lavoro della mattina?
Pensa a quello che fai. Pensa alle tue capacità e pensa alle tua abilità.

Che cosa stai facendo che non sta funzionando come vorresti?

Scegli una data e un orario dal quale partire

Misura i tuoi risultati
In quali ore della mattinata o della giornata, riesci a fare quello che hai pianificato?
Quando e perché non ci riesci? Sai quali sono le tue attività prioritarie? Organizzi le tue attività prioritarie elencando quello che devi fare?

Analizza quello che fai per crescere e consolidare comportamenti virtuosi

Responsabilizzati
La tua è un'agenda segreta? Oppure hai comunicato la tua agenda a qualcuno?  Rendere conto a qualcuno di non aver fatto il proprio dovere o al contrario ricevere un piccolo riconoscimento per averlo fatto di motiva a rimanere sulla buona strada dell'organizzazione.

Accetta il fallimento
Quanto spesso ti paragoni agli altri? Conti quanto spesso ripeti "io"? Metti il tuo ego da una parte per accettare il fatto di darti l'opportunità di migliorarti?
Metti il tuo Ego da parte. 

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Tempo più Produttività

Regole base per gestire il proprio tempo in modo costruttivo: 

• Decidi obiettivi per il lungo periodo. Gli obiettivi del breve e medio periodo devono essere le "logiche conseguenze" che ti accompagnano al raggiungimenti dei traguardi più importanti che hai stabilito.
• Fai una lista delle cose da fare. Ti serve a capire quali sono i compiti più importanti da eseguire e per organizzarli e calendarizzarli per priorità.
• Lavora per priorità. Metti in calendario le attività generali che devi eseguire, stabilisci cosa fare prima e cosa fare dopa e prenota il tuo tempo. 
• Fai un bilancio di come hai intenzione di investire il tuo tempo. Basa questo bilancio su una programmazione settimanale. Fissa il tempo che dedichi a ciascuna attività e inserisci nel calendario anche le pause e gli impegni personali e familiari.
• Presta attenzione alle differenze tra teoria e pratica. Ti accorgerai che certe attività ti richiedono più tempo. Sii realistico quindi nelle modalità con cui calendarizzi le tue giornate e non aver timore a lasciare qualcosa indietro.
• Creati uno spazio libero da distrazioni nel quale puoi cimentarti nelle attività che hai deciso con la massima concentrazione ed efficienza possibile.
• Non aver timore di dire NO. Quando la tua agenda è piena trova il modo per giustificarti nel non accettare ulteriori impegni o a rimandare attività quando hai più tempo a disposizione.

[Fonte Ken Blanchard]

Gestione del Tempo in pillole

La gestione del tempo inizia da questa domanda: "Quali sono le cose che devo fare, e quelle che posso fare?".
La gestione del tempo si basa poi su questi pilastri.

• Traccia tutto quello che è importante (che devi fare) attraverso un elenco di attività.
• Creati un'oasi di tempo per controllare quello che hai fatto e verificare se sei in ritardo, in vantaggio o in linea.
• Impara a dire...."NO"
• Definisci le priorità tra quello che devi fare.
• Non mollare mai.
• Non pensare che le attività critiche, o quello che avanza, possano essere risolte nel tempo libero.
• Se non segui queste regole non esiste gestione del tempo. 

[Fonte Julie Morgenstern]

La "prima" agenda

Passare da una sregolata organizzazione del tempo, a una gestione più organizzata, è semplice a condizione che si rispettino due requisiti: tempo necessario, parecchio, e fiducia che una gestione migliore non solo è possibile ma conviene pure. Ecco quattro regole su come essere più organizzati e avere una migliore gestione del tempo.

1) Il primo passo da fare è prendersi 30 minuti per annotare su un foglio quali sono gli impegni presi per la settimana: appuntamenti, telefonate e incontri vari. La seconda è annotarsi quali sono le attività "nascoste" da completare per effettuare le attività segnate in precedenza. Per esempio per eseguire un appuntamento di acquisizione già "profilato" occorre preparare la documentazione per l'incontro (dati di mercato, analisi), e ripassare quanto il potenziale cliente ha comunicato nei colloqui precedenti; oppure per aggiornare il proprietario dell'attività sulla sua casa, occorre aver già recuperato dati e numeri ecc ecc. O ancora per rendere disponibile sul mercato un incarico acquisito occorre effettuare le foto, caricarle sul gestionale, recuperare provenienze, certificazioni, e documenti di urbanistica... Facendo questa operazione, annotarsi le attività nascoste, si ha un'idea generale degli impegni di brevissimo periodo.

2) Il secondo passo è ripartire l'elenco settimanale in un ordine quotidiano, dividendo la giornata di lavoro in tre grandi blocchi: fascia mattiniera (8:30/12:00), fascia pomeridiana (12:30/15:30) e fascia serale (16:00/19:30).
Alla prima fascia si assegnano le attività di comunicazione telefoniche o "dirette" seguendo questa regola di priorità: a) chiamate già segnate in agenda, b) chiamate al database, c) chiamate vs Privati, d) chiamate a potenziali clienti già "profilati"   e) chiamate di gestione a clienti, f) chiamate per confermare appuntamenti, g) chiamate per trattare e confermare offerte, incarichi e accettazioni.
Alla seconda fascia si assegnano le attività amministrative/burocratiche/, la gestione di eventuali emergenze e la calendarizzazione delle chiamate verso tutti coloro che vi hanno cercato nelle ore precedenti. Sempre in questa fascia si gestisce l'eventuale emergenza o si decide come gestirla o risolverla.
Alla terza fascia assegnate gli appuntamenti: di visita, acquisizione, accettazione.

3) Il terzo passo è seguire l'elenco fatto. Vedrete che le cose inizieranno a girare meglio!

Sì questo schema esemplificativo non prevede quando inserire appuntamenti presso uffici comunali, catasto, avvocato e commercialisti. E Sì non include rogiti. E ancora Sì non prende in considerazione tempistiche e disponibilità delle altre persone ma solo delle vostre...
Beh avete un problema di agenda o no?

4) Il quarto punto prevede che siate EGOISTI col vostro tempo e che vi concentriate non sull'essere a disposizione, che non costa niente e dà poco, ma su come sfruttare al massimo il vostro tempo. Ricordate: on pretendete di decidere sulla base delle stra-maledette eccezioni ma sulla tendenza, sulle regole sulla normalità e sulle vostre priorità. Certo se il notaio fissa un rogito di mattina, chiedete magari per le prossime volte di posticiparlo nel pomeriggio....

[Fonte Lorenzo Cavalca]

Gestire le urgenze e imparare dalle emergenze

Nel gestire le urgenze, l'impostazione mentale più corretta è puntare a migliorarsi non a lamentarsi.
Infatti dietro ogni urgenza si cela la possibilità di affinare l'organizzazione del lavoro o ottimizzare i processi della tua azienda.
Ogni volta che ti succede di affrontare l’urgenza, dopo averla risolta, prenditi del tempo per riflettere su quello che potresti modificare nella tua agenda perché la prossima volta tu possa contenere meglio, o addirittura azzerare, l'urgenza che hai appena risolto.
Scegli allora un’attività da realizzare in modo diverso. Poco importa se il cambiamento è piccolo, si tratta del primo passo verso una migliore organizzazione.
Un consiglio pratico: annota le soluzioni di cui vieni a conoscenza e che potresti inserire nelle tue "procedure" aziendali. Dove le trovi? Quando parli col tuo "coach", e tenendo le orecchie ben "aperte", segnandoti le soluzioni interessanti che "incontri" quando sei "cliente" di altre aziende, o quando ti informi, oppure quando ti confronti con altri colleghi o imprenditori.
Concentrati sulla soluzione! Evita di incaponirti sulle difficoltà che ti crea il problema. E ancora, riacquista la tua lucidità e concentrati sul miglioramento.
Ottenere il successo ha molto a che fare con la pianificazione e con il controllo: si tratta di attività che hanno bisogno che tu investa del tempo e ogni minuto passato nell’analisi e nel miglioramento delle tue attività aziendali, ti darà ore utili che potrai impiegare per lavorare meglio per la realizzazione dei tuoi obiettivi.

[Lorenzo Cavalca]

La Gestione del tempo

La Gestione del tempo è LA priorità, e l'emergenza, per molti professionisti. Un sensibile miglioramento della qualità del lavoro deriverebbe proprio da una gestione del tempo più efficace e fruttuosa. Da dove iniziare allora?

Da qui.
Scegliete la vostra agenda, per esempio una cartacea. Che cosa va indicato nell'agenda? Qualsiasi attività che si riferisce a questi 3 ambiti: Lavoro, Famiglia e socialità/vita personale.

a) Nel dettaglio vanno indicati gli "appuntamenti" di lavoro (riunioni, attività amministrative, appuntamenti presso i clienti, elementi di procedure di vendita, e varie eventuali), gli appuntamenti relativi alla famiglia (prendere la figlia a danza, portare il figlio agli allenamenti, andare al ricevimento dei docenti ecc ecc), quelli sociali/personali (aperitivo con gli amici, partita di tennis col collega, appuntamento dal parrucchiere, visita dal dentista ecc).

b) Occorre poi distinguere quali attività, in ciascuna dei tre ambiti, sono predeterminate (cioè individuate, registrate in un elenco e inserite in agenda per priorità), da predeterminare (in questo caso occorre decidere quando farlo) o ancora circostanziali (cioè non prevedibili). Ecco l'agenda si occupa delle prime due, a meno che non si disponga di una sfera di cristallo.

c) Le attività predeterminate sono di tre categorie: 1) quelle da compiere in un giorno e in un'ora specifica (l'appuntamento dal cliente, la riunione col boss o col collaboratore, ma anche la visita dal dentista, o qualsiasi attività che avete deciso di svolgere a una certa ora); 2) quelle da compiere in un giorno specifico (ma non necessariamente in un orario specifico): il lead follow-up, determinate telefonate, riunioni veloci con l'assistente per aggiornamenti vari, telefonate da fare "in giornata". 3) attività periodiche, quelle da compiere in un giorno specifico (ed eventualmente a un orario specifico), ciclicamente (la consegna delle fatture, le revisioni di bilancio, determinate riunioni, e la ricerca e il procacciamento della clientela).

d) Le attività predeterminate da compiere  in un giorno e in un'ora specifica o in una giornata specifica o che si ripetono periodicamente vanno scritte in agenda.

e) Dovete poi iniziare a programmare con l'agenda e non con la memoria.

[Fonte David Allen]

Il proprio tempo prima di tutto

1) La prima cosa da fare è mettere per iscritto un piano di lavoro: ricerca, sviluppo, prequalifica, richiamate, pacchetti e appuntamenti.

2) Nella programmazione tieni conto di tutta la tua vita, quindi nei tempi riservati a hobby, tempo libero, famiglia, gli amici. 

3)  Dividi attività fisse ricerca/appuntamenti e richiamate da quelle che dipendono da altre (sviluppo-prequalifica-pacchetti).

4) Stabilisci orari e il tempo dedicata a ciascuna attività  come se lavorassi da solo

5) Datevi dei punti fermi come ad esempio gli orari lavorativi: orari prestabiliti per fare il punto della situazione per capire a che punto siete con il lavoro e rivedere la lista delle priorità

6) Pianifica le pause che sono salutari, e che ti permettono di  procedere nel miglior modo possibile.

7) devi credere nelle tue capacità di riuscita di rispettare l'agenda, di gestire il tempo in modo migliore. Devi ripeterti che ce la puoi fare.

8) Rispettare le scadenze lavorative significa anche dimostrare   di essere all'altezza di portare a termine un impegno, che si è affidabili, che il nostro servizio conta e che i nostri clienti hanno la priorità su tutto. .

9) Va bene dire NO.  Quando si aggiunge una nuova richiesta, le domande da farsi sono le seguenti: è importante? Non ho niente altro da fare a breve? Riesco a farla ora? Fatela se avete tre Sì, altrimenti rimandate.

10) Lasciate il multitasking al tablet. Fate una cosa per volta, concentrandovi a dovere e con la giusta preparazione.

11) L'efficienza va preparata: andare a letto presto, pranzare leggeri, alzarsi presto tutti i vecchi consigli della "Mamma" aiutano. Ogni giorno prendetevi qualche minure per pensare a cosa avete fatto e cosa dovete fare e per meditare su dove state andando.
12) Cura  di sé. Un aiuto per diventare più efficiente viene dall'essere affamato! Per esserlo decidete  a Gennaio i giorni di vacanza che avrete durante l'anno, elencate o visualizzate le cose che vorreste fare, le persone con cui vorreste passare il tempo e quale attività vi piacerebbe fare per ricaricarvi.

[Fonte: David Allen]

La regola del tempo del Monaco e di Robin Sharma

[Le persone più indaffarate sono quelle che hanno tempo in abbondanza, CIT]
Robin Sharma ne  "il Monaco che vendete la sua Ferrari" ci ricorda che alla base di tutto (lavoro, ma anche la vita) c'è il rispetto del Tempo: l'unica risorsa non rinnovabile che abbiamo e anche la più importante.

Come le si dimostra rispetto?
Pianificando "a tavolino" (attività e pause)
Concentrandoci sulle priorità
Non rimandando

Qualche consiglio pratico? Secondo Robin Sharma sono queste:

Dire di no
Concentrarsi sulle attività "ad alto impatto"
Lottare contro i ladri di tempo (per esempio non rispondere sempre al cellulare, che ha come scopo quello di agevolarci la vita non di complicarla)
Ricordarsi che Produttività fa rima con semplicità
Smetterla di lavorare pensando di avere davanti ancora 500 anni

[Fonte Robin Sharma]

L'importanza del cambiamento #2

Fai una cosa alla volta
Se tendi a rimandare domani quello che puoi fare oggi,  è perché puoi essere spaventato dall’affrontare cose “impegnative e importanti” tutte insieme. Non complicarti la vita: dividi tutto in fasi e affrontane una per volta, una vittoria dopo l'altra.
Costringiti a fare quello che devi
Una volta che riesci a passare all'azione difficilmente continuerai a procrastinare. Iniziare  può essere difficile. Alcuni incentivi all'inizio sono 1) scrivi le cause e le relative conseguenze del tuo lassismo (se non fai quello che devi, che succede?) 2) se devi un “lavoretto da un minuto”, fallo subito. 3) se senti il panico crescere, concediti un minuto di panico! Dopo però torna o inizia a lavorare. 4) Dai al tempo il tempo di riconoscere le situazioni e i problemi che puoi risolvere da solo e quelli per cui necessiti di aiuto.
 Usa il timer!
Procurati un timer da cucina e puntalo a venti minuti. Durante quei 20 minuti lavora intensamente. Quando suona, prenditi 5 minuti di pausa. Ripuntalo a 20 minuti e riprendi a lavorare. Dopo il terzo round, concediti una pausa di 10 minuti. Sembra di essere in cucina e suona strano. Funziona.
[Fonte Ken Blanchard]